Entenda o conceito dessa área, a variante de terceirização de frota e porque é importante ter uma frota muito bem gerenciada

Como o nome já diz, Gestão de Frotas, é o gerenciamento dos veículos que compõem a frota da empresa. Esse setor da empresa envolve, além dos veículos em si – que podem ser motos, carros, caminhões, ônibus, trator, máquinas pesadas, entre outros – toda a equipe de funcionários que administra esses itens. No final das contas, a frota se constitui em uma ferramenta de trabalho. 

Assim como em qualquer outra área de uma empresa, é necessário que sejam dedicados tempo e recursos para administrá-la de maneira estratégica.

Qual a função de quem faz a gestão de frota?

Num primeiro momento é definir quais tipos de veículos são adequados para a empresa. Numa empresa média ou grande, há uma enorme variação de necessidades. Se pensarmos apenas em carros, é claro perceber que os veículos para o time de vendas serão de modelos diferentes dos carros utilizados pela equipe de operações. Se for uma empresa com executivos e diretores, temos mais uma especificação a cumprir, apenas para ficarmos nesse exemplo.

Aí entram em análise o custo de compra dos veículos e também a projeção do valor de venda. E a capacidade e rede de atendimento da rede autorizada da marca do veículo, quando a área de rodagem é geograficamente grande (um veículo não escolhe lugar para necessitar de manutenção).

Essa preocupação começa a ficar maior quando temos na frota, veículos de diversas marcas.

Podemos ainda elencar que na escolha dessas marcas está um fator importantíssimo. Para que a Gestão de Frotas não se torne um setor que gere custo em cima de custo é primordial se ter conhecimento prévio do histórico de manutenção dos modelos/marcas para o uso a que se for destinado. Se a empresa em questão se utiliza de picapes pequenas para transporte de mercadorias, precisa levar em consideração, além da capacidade de carga, o plano de manutenção preventiva da marca e o preço médio de reposição das peças. Além, é claro, de peças que costumam necessitar de troca ou apresentam desgaste antes do previsto no manual.

Caso a empresa busque uma possível diminuição nos custos, pode optar por serviços de manutenção fora da rede credenciada. Mas aí existe um trabalho a mais que deve ser desempenhado pela equipe. O de encontrar, avaliar, controlar e auditar constantemente os fornecedores escolhidos. Cada empresa é única, mas se percebe de maneira geral que a economia de um lado se torna o gasto no outro, sobretudo quando colocamos uma lupa na análise de tempo e gestão de capital humano.

Nesse sentido, a escolha do profissional que será o Gestor da frota da empresa, e que terá sob sua tutela uma equipe, passa de uma mera contratação para um status de garimpo. Profissionais com experiência e qualificados no setor logístico tem se tornado cada vez mais escassos, buscam colocação em empresas específicas do segmento e possuem um turnover médio de 2 anos e meio, segundo dados de empresas de recrutamento.

Mas se engana quem pensa que apenas as grandes empresas é quem necessitam de Gestão de Frota. Numa micro ou pequena empresa a arte de saber gerenciar esse tipo de ativo deve ser tão boa quanto a de cuidar de seu próprio negócio.

Em empresas com número de funcionários limitado, não há setor definido, sequer um profissional especializado (ou pelo menos com experiência) ocupando o cargo de Gestor de Frotas. Aí, as complexas e árduas tarefas de administrar uma frota e todas as etapas decorrentes delas recaem a algum profissional de uma área distante, mesmo que correlacionada.

Sabendo que haverá divisão em mais funções, teremos a boa gestão de frota, se o profissional encarregado for pró-ativo, ter visão sistêmica e global do negócio e, claro, que vista a camiseta da empresa.

Sem essa postura profissional, o trabalho na função de gestão de frota e nas outras áreas será meia-boca, como se fala por aí.

Aqui entra uma das variantes da Gestão de Frotas, que é a terceirização da frota.

Quando uma empresa especialista nesse serviço é quem atua na operacionalização cotidiana da frota. Compra, manutenção, assistências, burocracias e demais envolvimentos com toda a frota da empresa.

Terceirização de frota. O que é?

De maneira bem resumida, você aluga o veículo, deixa todos serviços relacionados com quem é especialista nisso (no caso uma locadora de automóveis) e ganha tempo para os profissionais focarem na sua empresa.

Simples assim?

Sim. Mas claro que existem mais serviços e benefícios incluídos nesse modelo de gestão de frota.

Benefícios e serviços da terceirização de frota

A principal vantagem é que o profissional que cuida da gestão de frotas, numa grande ou média empresa, dedica seu tempo na tomada de decisões estratégicas do setor e pode gerenciar e controlar com mais ênfase as pessoas que dirigem esses veículos.

Em micro e pequenas empresas esse o benefício da economia de tempo e foco no negócio fica ainda mais evidente. O profissional não tem mais a necessidade de se dividir entre áreas e direciona seus esforços e inteligência para aquilo que é sua função.

Em empresas maiores, o gestor que terceiriza sua frota consegue inclusive promover programas de direção defensiva, conduzir trabalhos de práticas de direção que possibilitem mais economia à empresa, entre inúmeras outras ações que são praticamente impossíveis quando ele precisar administrar também o dia a dia de cada veículo da frota.

Hoje, o bem mais valioso do ser humano é o tempo. O que passou não volta mais e aquele momento que perdemos resolvendo problemas internos de veículos deixou de ser um momento para gerar renda para nossa empresa.

Praticamente todas as empresas que têm uma mínima cultura de custos já migrou sua frota própria para a terceirizada pois encontrou dois fatores preponderantes nesse modelo: economia e eficiência.

Como o veículo é comprado pela locadora, a empresa que contrata fica livre da depreciação do bem. Contabilmente a depreciação total de um automóvel é de 5 anos. Ou seja, ele perde a cada ano 20% de seu valor contábil como ativo. Seguindo nessa linha, em termos financeiros, seria como se um investimento desse um prejuízo de 1,66% ao mês.

É claro que a empresa consegue vender o bem tendo uma desvalorização menor. E com esse valor de venda compor o montante ou o valor de entrada para a renovação dessa frota e financiar o restante. Existe aí a necessidade de um grande recurso de aplicação imediata ou, ainda, o custo dos juros. Some a isso a não tão agradável tarefa de efetuar a venda dos veículos próprios. Vamos combinar que nossa empresa não é uma revenda de automóveis seminovos, né?

Ainda no viés financeiro, um outro destaque da terceirização de frotas é a previsão mensal dos custos. No valor do aluguel estão incluídos os custos de manutenção preventiva, o seguro, a documentação, o IPVA, a troca de óleo, a troca de pneus, a gestão das multas que por ventura ocorrerem, a assistência, entre outros.

Na terceirização, um conjunto dessas atividades, que é responsabilidade da locadora, são os procedimentos de emplacamento, licenciamento e IPVA. Além de executar essas tarefas, o custo dela sempre será da locadora. O empresário ou profissional Gestor de Frota supervisiona o andamento de tudo, se assim o quiser.

Quando a Gestão de Frotas é terceirizada pela CityCar Aluguel, o seguro do veículo já está incluso no aluguel. Ele é personalizado à realidade da empresa e deixa de ser mais uma tarefa para empresa administrar.

A importância da Gestão de Frotas

Se sua empresa necessita de veículos para desenvolver seu negócio ela precisa implementar uma Gestão de Frotas. Terceirizada ou não.

A frota da empresa, como já dissemos, é um dos equipamentos de trabalho de seus profissionais. Assim como uma indústria tem profissionais especializados para cuidar de seu maquinário e uma construtora tem um setor só para a compra do material de obra, qualquer empresa que tenha veículo necessita fazer a gestão desse ativo e tudo que é inerente a ele.

Questões como aumento da produtividade, redução de custos, apresentação e imagem da empresa e, claro, empenho dos profissionais está ligado à gestão de frotas.

Como fazer a gestão?

Se você não optar pela terceirização de frotas é imprescindível que encontre um sistema que forneça informações para tomada de decisão. Hoje é mais fácil encontrar ferramentas digitais para essa área. Para quem tem um setor de TI (Tecnologia da Informação) é possível desenvolver a solução internamente. Mas é fundamental que essas soluções sejam totalmente seguras e possam ser integradas aos demais mecanismos de gerenciamento da empresa.

De igual forma é importante que o setor de gestão de frotas tenha sinergia com outros setores da empresa. Definir veículo para cada nível hierárquico ou conceber uma Política de Frotas, com condutas profissionais e procedimentos para infrações de trânsito, por exemplo, irão necessitar de envolvimento dos setores jurídico, de compra e RH.

O que devo saber ao buscar a terceirização de frota?

A pesquisa pode se dar através da internet ou por indicação de profissionais conhecidos em outras empresas. Em ambos é importante se aprofundar mais na apresentação da locadora e ver se você sente segurança ao conversar com os agentes. Por mais que você contrate um CNPJ, quem faz o trabalho ainda são as pessoas. Confiança é a fundamental.

Criamos alguns pontos para facilitar.

1. Busque informações sobre o histórico dessa locadora. A prova do tempo é a confirmação que a empresa tem solidez e pode te entregar o que promete;
2. Veja em quais regiões ela tem seus veículos. Quanto maior a abrangência de atuação, maior é quantidade de fornecedores autorizados a prestar assistência e manutenção;
3. Conheça quais clientes e segmentos essa locadora já atendeu. Serve de termômetro para conhecer seu expertise;
4. Se possível, contate algum cliente atual da locadora. Ele pode dizer a você o pontos fortes e os pontos fracos;
5. Enxergue além: observe se o objetivo da locadora é só alcançar uma meta ou querer construir uma relação duradoura. Algumas locadoras listadas em Bolsa de Valores precisam apresentar bons lucros a cada balanço trimestral, custe o que custar.

E para terminar: o preço conta sim. Mas busque ver a relação entre custo e benefício da proposta.

Já pensou em ter sua frota terceirizada?

A CityCar Aluguel tem mais de uma década de experiência e construiu nesses anos relações de parcerias com seus clientes. Até hoje, nenhum cliente de terceirização solicitou cancelamento, tanto que seu churn, taxa de desistência, é 0%.

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